Giới thiệu
Việc tặng quà trong kinh doanh không chỉ đơn thuần là hoạt động xã giao. Theo pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn cho mọi trường hợp biếu tặng, dù là khuyến mại, hàng mẫu hay quà tặng nhân viên. Quy định này tạo nền tảng minh bạch cho hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
Quy định pháp luật về hóa đơn biếu tặng
Khung pháp lý về hóa đơn tặng quà đã có những thay đổi quan trọng. Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mang lại sự linh hoạt hơn cho doanh nghiệp.
Điểm đột phá là việc cho phép lập hóa đơn tổng kèm bảng kê khi biếu tặng. Thay vì phải xuất từng hóa đơn riêng lẻ cho mỗi người nhận, doanh nghiệp có thể tổng hợp và quản lý hiệu quả hơn. Hóa đơn tổng phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm” với đầy đủ thông tin người bán và chi tiết hàng hóa.
Trong bối cảnh văn hóa tặng quà cho sếp trong doanh nghiệp Việt Nam, việc nắm vững quy định pháp lý giúp doanh nghiệp vừa thể hiện sự trân trọng vừa đảm bảo tuân thủ.
Các trường hợp phải xuất hóa đơn khi tặng quà
Mọi hoạt động cho, biếu, tặng đều phải có hóa đơn GTGT. Không có ngoại lệ cho dù là quà tặng khách hàng VIP hay phần thưởng nhân viên xuất sắc.
Đối với khách hàng:
- Quà tặng trị giá trên 200.000 đồng: Lập hóa đơn riêng cho từng người
- Quà tặng dưới 200.000 đồng: Được phép gộp chung một hóa đơn
- Trường hợp khách hàng không nhận hóa đơn: Cuối ngày tập hợp và xuất hóa đơn tổng kèm danh sách có chữ ký
Đối với nhân viên: Doanh nghiệp tập hợp và xuất hóa đơn chung kèm danh sách nhân viên có chữ ký xác nhận. Cách này giúp giảm thiểu thủ tục hành chính trong khi vẫn đảm bảo tính pháp lý.
Thông tin cần ghi trên hóa đơn quà tặng
| Thông tin bắt buộc | Cách ghi cụ thể |
|---|---|
| Người mua hàng | Tên người/đơn vị nhận quà |
| Mã số thuế | MST của bên nhận (nếu có) |
| Địa chỉ | Địa chỉ người nhận |
| Hình thức thanh toán | Gạch chéo hoặc để trống |
| Tên hàng hóa | Ghi kèm “Hàng biếu tặng không thu tiền” |
| Đơn giá | Giá bán cùng loại tại thời điểm tặng |
| Thuế GTGT | Tính như hóa đơn thông thường |
Cách xác định giá tính thuế GTGT khi biếu tặng
Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định rõ ràng về việc xác định giá tính thuế. Giá tính thuế GTGT được xác định theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng quà.
Nguyên tắc này đảm bảo công bằng và minh bạch trong việc thu thuế. Doanh nghiệp không thể tự ý định giá thấp để giảm nghĩa vụ thuế.
Ví dụ thực tế: Công ty A tổ chức sự kiện tri ân khách hàng với 15 giỏ quà cao cấp. Mỗi giỏ có giá thị trường 5.000.000 đồng. Giá tính thuế GTGT sẽ là: 15 × 5.000.000 = 75.000.000 đồng. Với thuế suất 10%, số thuế phải nộp là 7.500.000 đồng.
Hạch toán kế toán cho quà tặng
Việc hạch toán chi phí biếu tặng đòi hỏi sự chính xác để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế hoạt động. Kế toán cần phân biệt rõ các trường hợp khác nhau.
Hạch toán khi mua hàng để tặng ngay
Khi mua hàng từ nhà cung cấp và tặng ngay cho khách hàng:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ) Có TK 331/111/112: Tiền phải trả/tiền mặt/tiền gửi Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Cách hạch toán này phản ánh đúng bản chất giao dịch: chi phí marketing phát sinh và nghĩa vụ thuế cần thực hiện.
Hạch toán khi nhập kho rồi mới biếu tặng
Giai đoạn nhập kho:
Nợ TK 152/153/156: Hàng hóa nhập kho Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111/112/331: Thanh toán cho nhà cung cấp
Giai đoạn xuất tặng:
Nợ TK 641/642: Chi phí bán hàng/quản lý Có TK 152/153/156: Xuất kho Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Hạch toán quà tặng nhân viên từ quỹ khen thưởng
Trường hợp đặc biệt khi sử dụng quỹ khen thưởng:
Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK 511: Doanh thu (giá trị hàng) Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
Thuế GTGT đầu ra và đầu vào với hàng biếu tặng
Xử lý thuế GTGT cho hàng biếu tặng tuân theo nguyên tắc chặt chẽ. Doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra như với giao dịch bán hàng thông thường.
Thuế GTGT đầu ra:
- Bắt buộc kê khai trong kỳ phát sinh
- Nộp thuế theo quy định chung
- Giá tính thuế theo giá thị trường
Thuế GTGT đầu vào:
- Được khấu trừ nếu phục vụ sản xuất kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT
- Không khấu trừ nếu phục vụ hoạt động không chịu thuế
- Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 26/2015/TT-BTC
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp nhận quà tặng không được khấu trừ thuế GTGT do không phát sinh thanh toán – đây là điều kiện bắt buộc để khấu trừ thuế đầu vào.
Ảnh hưởng đến thuế thu nhập doanh nghiệp
Công văn 3937/TCT-DNL năm 2011 làm rõ một điểm then chốt: thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng biếu tặng không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp chịu gánh nặng kép:
- Phải nộp thuế GTGT đầu ra cho hàng tặng
- Không được giảm trừ khoản thuế này vào chi phí
Tác động tài chính này cần được tính toán kỹ lưỡng khi lập kế hoạch marketing và quà tặng doanh nghiệp.
Quy trình xuất hóa đơn và quản lý tuân thủ
Thiết lập quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ. Mỗi bộ phận cần hiểu rõ trách nhiệm trong chuỗi xử lý.
Quy trình hiệu quả bắt đầu từ việc lập kế hoạch tặng quà. Phòng marketing phối hợp với kế toán xác định ngân sách và dự toán thuế. Khi thực hiện, bộ phận mua hàng đảm bảo có đầy đủ chứng từ đầu vào. Cuối cùng, kế toán xuất hóa đơn và hạch toán đúng quy định.
Checklist khi lập hóa đơn biếu tặng
Danh sách kiểm tra 8 bước:
| STT | Hạng mục kiểm tra | Hoàn thành |
|---|---|---|
| 1 | Xác định giá trị từng món quà | ☐ |
| 2 | Phân loại theo ngưỡng 200.000đ | ☐ |
| 3 | Thu thập thông tin người nhận đầy đủ | ☐ |
| 4 | Ghi chú “Hàng biếu tặng không thu tiền” | ☐ |
| 5 | Tính thuế GTGT theo giá thị trường | ☐ |
| 6 | Lập bảng kê chi tiết (nếu xuất hóa đơn tổng) | ☐ |
| 7 | Thu chữ ký xác nhận người nhận | ☐ |
| 8 | Lưu trữ chứng từ theo quy định | ☐ |
Kết luận
Xuất hóa đơn khi tặng quà là nghĩa vụ pháp lý không thể bỏ qua. Doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra với giá tính theo thị trường, trong khi thuế đầu vào chỉ được khấu trừ khi đáp ứng điều kiện. Đặc biệt, thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng không được tính vào chi phí thuế TNDN.
Với Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thêm công cụ quản lý linh hoạt thông qua hóa đơn tổng kèm bảng kê. Việc nắm vững và áp dụng đúng quy định không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý nội bộ. Hãy xem việc tuân thủ như cơ hội để xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp và minh bạch hơn.
